La universidad técnica de cotopaxi en la gestión documental y vinculación con las instituciones públicas y empresas privadas

• Resumen
• Abstract

Los Informes de cierre de actividades han sido la base informativa que se desprende del proyecto de vinculación denominado: “Implementación de modelos de gestión documental y atención al cliente para garantizar la sostenibilidad administrativa de las organizaciones de la provincia de Cotopaxi”, que lo viene ejecutando la carrera de Secretariado Ejecutivo Gerencial de la Universidad Técnica de Cotopaxi; Conocer la realidad de la gestión documental en las instituciones públicas de la ciudad de Latacunga, es el objetivo de la realización del presente artículo para  lo cual se realizó una  investigación de tipo cualitativo–descriptivo, en una población de cinco instituciones públicas, entre ellas el Ministerio de Inclusión Económica y Social (MIES), Corporación Nacional de Telecomunicaciones (CNT), Consejo Nacional Electoral (CNE), Gobierno Autónomo Descentralizado de Latacunga y la Universidad Técnica de Cotopaxi. Los resultados indican que la gestión documental en estas instituciones se caracteriza por utilizar softwares como Quipux, Zimbra, Mercurio, Docuware, Excel, que realizan el registro, control, flujo, organización y trazabilidad de los documentos digitales y físicos que se envían y reciben, utilizando los estudiantes sus conocimientos, habilidades y destrezas para complementar estos procesos necesarios en la práctica laboral.

The closing reports of activities have been the informative base that comes from the linkage project called: “Implementation of models of document management and customer service to ensure the administrative sustainability of organizations in the province of Cotopaxi”, which has been executed by the Executive Management Secretarial career of the Technical University of Cotopaxi; To know the reality of document management in public institutions in the city of Latacunga, is the objective of this article for which a qualitative-descriptive research was conducted in a population of five public institutions, including the Ministry of Economic and Social Inclusion (MIES), National Telecommunications Corporation (CNT), National Electoral Council (CNE), Decentralized Autonomous Government of Latacunga and the Technical University of Cotopaxi. The results indicate that document management in these institutions is characterized by the use of software such as Quipux, Zimbra, Mercurio, Docuware, Excel, which perform the registration, control, flow, organization and traceability of digital and physical documents that are sent and received, using the students’ knowledge, skills and abilities to complement these processes necessary in their work practice.